Política de Gestión y Privacidad
JP SUPER SOLES, LDA.
POLÍTICA DE GESTIÓN DE LA PRIVACIDAD
1. Ámbito
La Política de Gestión de la Privacidad presenta los compromisos de JP SUPER SOLES, LDA, en relación con la gestión de la privacidad de los datos personales de los titulares, así como para el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos, identificado como REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016.
Teniendo en cuenta el inventario de datos personales que JP SUPER SOLES, LDA., mantiene actualizado, todos los datos que se consideran privados y/o sensibles se gestionan de acuerdo con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos para asegurar el cumplimiento de los derechos de los respectivos titulares.
2. Confidencialidad y Privacidad de los Datos Personales
Se consideran titulares de datos personales a los clientes corporativos por contrato, clientes a través de herramientas Web, empleados internos y los proveedores y prestadores de servicios (subcontratistas).
A los datos personales y/o sensibles custodiados por JP SUPER SOLES, LDA., acceden empleados formalmente autorizados a realizar tales tareas.
Los datos se utilizan únicamente para las actividades que fueron previamente autorizadas por los titulares de datos personales a través de consentimiento previo, informado y libre.
Así, en el marco del compromiso de garantía de privacidad de los datos personales, se asegura también la respectiva confidencialidad.
La garantía de confidencialidad se realiza a través de la celebración, con los empleados de JP SUPER SOLES, LDA., de acuerdos para la protección de datos personales a los que acceden y tratan en el transcurso de sus actividades profesionales.
3. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales
El responsable del tratamiento de datos personales es JP SUPER SOLES, LDA., con sede en Rua das Lavagueiras, Nº309, 4550-536 Pedorido, Castelo de Paiva, Aveiro, Portugal, teléfono +351 939 510 056.
4.Recopilación, Procesamiento, Compartición y Retención de Datos Personales
4.1 Recopilación de Datos Personales
4.1.1 Situaciones que no implican herramientas Web
Los datos personales se recopilan de forma directa, a través de las siguientes fuentes: relleno de formularios en el sitio web de JP SUPER SOLES, LDA., respuesta a ofertas de empleo con compartición del Curriculum Vitae, relleno de formularios en papel, captura de imagen y vídeo, datos biométricos, correo electrónico o teléfono.
Los datos personales pueden también ser recopilados de forma indirecta a través de la importación del contenido del Curriculum Vitae a la plataforma interna de gestión de candidatos.
No se ejecutará ningún otro método de recopilación indirecta de datos personales.
La recopilación de datos personales sensibles solo se realizará para los casos estrictamente necesarios y justificables por la legislación en vigor, concretamente, y como ejemplo, para el caso de medicina en el trabajo.
4.1.2 Situaciones que impliquen herramientas Web
Los datos personales se recopilan directamente a través de herramientas Web oficiales de JP SUPER SOLES, LDA., concretamente los Sitios Web de compras "en línea", o indirectamente a través de herramientas de "marketing automation" y publicidad "en línea" de socios subcontratistas debidamente autorizados y en total cumplimiento con la política de gestión de la privacidad de JP SUPER SOLES, LDA.
La política de gestión de cookies complementa este tema, presentando las opciones de "opt-in" y "opt-out" que están disponibles en el sitio web oficial de JP SUPER SOLES, LDA.
El titular de datos personales podrá también realizar el "opt-out" de servicios de publicidad "en línea" en las herramientas sociales de JP SUPER SOLES, LDA., concretamente Facebook, Instagram y Google Ads.
JP SUPER SOLES, LDA., asume que en ningún caso, un formulario manual o informatizado tendrá opciones previamente rellenadas. Todas las alternativas son seleccionadas por el titular de los datos.
La recopilación de datos personales será siempre minimizada para las actividades estrictamente necesarias al interés legítimo comercial de JP SUPER SOLES, LDA.
4.2 Procesamiento de Datos Personales
Los datos personales autorizados por los titulares serán utilizados por JP SUPER SOLES, LDA., con el estricto objetivo de sustentar sus actividades comerciales y las obligaciones legales derivadas.
4.2.1 Situaciones que no involucren herramientas Web
Actividades incluidas:
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Justificación |
Finalidad del Tratamiento |
Fundamentación |
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Gestión de Candidatos a Empleo |
Análisis curricular y selección para entrevista |
Gestión del ciclo de vida de la contratación de un empleado |
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Exportación de datos del Curriculum Vitae para plataforma interna de gestión de candidatos |
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Contacto con el candidato en las diversas fases del proceso |
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Comunicación de los datos al candidato en caso de selección |
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Conservación de los datos para próximas oportunidades |
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Contacto con el candidato para nuevas oportunidades y para actualización de datos |
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Gestión de Recursos Humanos |
Gestión administrativa de recursos humanos Procesamiento de salario |
Gestión operativa del área de soporte a la organización |
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Creación de la tarjeta del empleado y colocación en el directorio de contactos y accesos de la empresa |
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Seguridad Física |
Control de accesos Captura de imágenes de videovigilancia Registro de asistencia |
Control de la seguridad física de los edificios |
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Comunicación Interna y Externa |
Publicación de noticias, testimonios, imágenes y vídeos en el sitio web de la empresa, newsletter interna y redes sociales |
Promoción de la empresa y de los eventos en los que participa |
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Gestión Comercial |
Registro del cliente en el ERP y ficha de cliente Registro y archivo de propuestas comerciales |
Gestión de la relación comercial con el cliente |
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Gestión Financiera |
Facturación y cobros Compartición de información con el servicio externo de contabilidad |
Gestión operativa del área de soporte |
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Gestión de Compras |
Registro de proveedor en el ERP y ficha de proveedor Consulta de contacto de proveedor y registro de actividad |
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Asistencia Técnica |
Registro en el ERP de la asistencia técnica Marcación del lugar de inicio y final de trayecto de los técnicos para registro de la distancia recorrida |
Gestión operativa del área de soporte |
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Gestión de Sistemas de Información |
Gestión de las cuentas de sistemas de correo electrónico y servicios conexos |
Control de accesos |
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Preparación de máquinas para entrega al empleado Conservación de datos del empleado para la finalidad anterior |
Prestación del servicio al empleado |
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Consulta de contactos de socios |
Gestión de la relación con los socios |
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Consulta y custodia de bases de datos de clientes |
Prestación del servicio de mantenimiento de software aplicativo |
No se utilizarán datos para efectos de creación y uso de perfiles de ventas o indicadores de productos, regiones o tendencias.
4.2.2 Situaciones que impliquen herramientas web
Actividades incluidas:
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Justificación |
Finalidad del Tratamiento |
Fundamentación |
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e-Commerce |
Registro de usuario en la tienda online o marketplaces |
Interés legítimo para la prestación del servicio al cliente web |
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Gestión de pedidos online en los sitios web |
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Comunicación con el usuario/cliente en las diversas fases del proceso de pedido |
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Transferencia de datos a proveedores de logística y transporte de mercancías |
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Conservación de los datos de los clientes registrados para nuevas compras |
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Transferencia de datos para la plataforma de envío de boletines promocionales de marketing digital |
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Transferencia de datos para publicidad online en redes sociales |
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Servicio de atención al cliente (en línea o por teléfono) |
4.3 Compartición de datos personales
4.3.1 Situaciones que no impliquen herramientas web
La compartición de datos personales se realizará, para los objetivos estrictamente necesarios y autorizados por los titulares de datos personales, como soporte del desarrollo de las actividades de JP SUPER SOLES, LDA., incluyendo:
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Destino de la Compartición |
Datos a Compartir |
Fundamentación |
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Autoridades Legales Portuguesas |
Nombre, dirección, número de identificación fiscal, número de usuario de la seguridad social, fecha de admisión, número de DNI |
Inscripción en la seguridad social. Comunicación con la autoridad tributaria, aduanera u otras entidades legales. |
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Autoridad de Control Portuguesa para la Protección de Datos Personales |
Nombre, dirección, dirección electrónica, número de teléfono, número de DNI |
Comunicación de reclamaciones o violaciones de privacidad Comunicación con el EPD |
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Medicina del Trabajo |
Nombre, fecha de nacimiento, fecha de admisión, número de usuario de la seguridad social |
Inscripción en el servicio de Medicina del Trabajo Creación del certificado de aptitud médica |
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Aseguradoras |
Nombre, número de identificación fiscal, dirección, fecha de nacimiento, fecha de admisión |
Inscripción en pólizas de seguros de accidentes de trabajo de empleados |
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Entidades bancarias |
Nombre, número internacional de cuenta bancaria |
Procesamiento de salarios y pago de gastos |
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Proveedor(es) de Servicios de Contabilidad |
Nombre, número de identificación fiscal, dirección, número de DNI |
Cumplimiento de las obligaciones fiscales y gestión de la contabilidad de la empresa |
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Proveedor(es) de Servicios Jurídicos |
Nombre, número de identificación fiscal, dirección, número de DNI |
Gestión de conflictos Celebración de contratos |
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Proveedores de servicios informáticos |
Nombre, historial profesional |
Presentación de candidatos para el servicio de externalización |
Cualquier necesidad adicional será objeto de una solicitud complementaria de consentimiento informado a los respectivos titulares de datos personales.
Esta compartición de datos se realizará íntegramente dentro de la Unión Europea.
Teniendo en cuenta estos principios, los datos personales pueden ser transmitidos a subcontratistas que, a través de la formalización de un acuerdo específico para cada caso, se comprometen a cumplir con los controles de seguridad necesarios de conformidad con las determinaciones de la política de gestión de la privacidad de JP SUPER SOLES, LDA.
4.3.2 Situaciones que involucran herramientas web
La compartición de datos personales se realizará única y exclusivamente con socios subcontratistas que hayan suscrito el acuerdo de gestión de la seguridad de estos datos de conformidad con las determinaciones de la política de gestión de la privacidad de JP SUPER SOLES, LDA.
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Destino del intercambio |
Datos a compartir |
Fundamento |
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Automatización de Marketing |
Género, edad y fecha de nacimiento |
Realización de campañas personalizadas para el cliente |
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Envío de Newsletters y/o SMS |
Nombre, dirección de correo electrónico, dirección postal, fecha de nacimiento, número de teléfono |
Envío de noticias, campañas y ofertas personalizadas para el cliente |
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Publicidad "Online" |
Dirección de correo electrónico |
Publicidad Google Ads, Facebook e Instagram |
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Logística y Entrega |
Dirección de correo electrónico, nombre, número de teléfono, dirección de envío y facturación, fecha de nacimiento, método de pago, número de identificación fiscal |
Necesidades operacionales en la interconexión con Chronopost, CTT y DHL |
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Pago "online" |
Número de tarjeta bancaria y referencia de cajero automático (si aplica) |
Necesidades operacionales en la interconexión con HiPay y Paypal |
Existe la compartición de datos con subcontratistas formalmente autorizados para fines de marketing digital. Los datos personales involucrados en estos comparticiones están sujetos al consentimiento del respectivo titular, habiendo en cualquier momento la posibilidad de realizar "opt-out".
Para los casos de segmentación de campañas de marketing digital con socios subcontratistas intercontinentales, estas comparticiones pueden dar lugar a transferencias de datos fuera de la Unión Europea.
En estos casos, JP SUPER SOLES, LDA. tendrá el cuidado de implementar controles de seguridad apropiados a cada situación de riesgo identificada, así como de asegurar al titular la garantía de la ejecución incondicional de sus derechos y todos los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos.
4.4 Conservación de Datos Personales
JP SUPER SOLES, LDA., para cada finalidad de tratamiento presentada, conserva los datos personales recogidos por los plazos máximos indicados a continuación:
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Objetivo de la Conservación |
Tiempo de Retención |
Fundamento |
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Documentos Legales |
10 Años |
Requisitos legales vigentes |
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Datos relacionados con solicitudes de empleo |
5 Años |
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Datos relacionados con recursos humanos |
1 Año |
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Datos relacionados con medicina laboral |
5 Años |
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Datos Biométricos |
Hasta cambio de funciones o finalización del contrato |
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Videovigilancia |
1 Mes |
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Publicaciones de comunicación que contengan datos personales de empleados |
Hasta el final del contrato |
En función de las necesidades operacionales y de la estrategia de comunicación de la organización |
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Publicaciones de comunicación que contengan datos personales |
3 Años |
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Datos relacionados con Pedidos de Clientes por Contrato |
3 Años |
En función de las necesidades operacionales de la organización |
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Datos relacionados con pedidos de clientes web |
3 años |
En función de las necesidades operativas de la organización |
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Datos relacionados con marketing y publicidad |
Hasta que se haga "opt-out" |
Incluyen "cookies", "newsletters" y envío de SMS |
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Reclamaciones y violaciones de privacidad |
5 años |
Soporte de procesos jurídicos en caso de necesidad |
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Registros y evidencias de auditoría |
5 años |
Soporte de procesos jurídicos en caso de necesidad |
Por retención se entiende el almacenamiento seguro de datos, en formato digital o en papel, en recursos bajo la responsabilidad de JP SUPER SOLES, LDA., asegurando las condiciones de longevidad y utilización en función del tiempo definido.
5. Derechos de los titulares
JP SUPER SOLES, LDA., asegura que todos los titulares de datos tendrán condiciones de ejercer sus derechos, previstos y descritos en el Reglamento General de Protección de Datos, habiendo sido nombrado a tal efecto un Encargado de Protección de Datos (EPD).
El titular tiene los siguientes derechos:
5.1. Derecho a ser informado:
El titular tiene derecho a obtener información clara, transparente y comprensible sobre la forma en que JP SUPER SOLES, LDA., utiliza sus datos personales. Con este fin se pone a disposición la presente Política de Privacidad y Cookies.
5.2. Derecho de acceso:
Además del derecho de información, el titular podrá acceder a sus datos personales tratados y conservados por JP SUPER SOLES, LDA. En estos casos, JP SUPER SOLES, LDA., le facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento.
5.3. Derecho de rectificación:
El titular tiene derecho a rectificar sus datos personales si estos son incorrectos, están desactualizados o si desea completarlos. Para ello, podrá ponerse en contacto con JP SUPER SOLES, LDA., o, alternativamente, si se ha registrado en el sitio web, acceder a su "área de cliente".
5.4. Derecho de supresión/derecho al olvido:
El titular puede solicitar a JP SUPER SOLES, LDA., que sus datos sean eliminados, no siendo este, sin embargo, un derecho absoluto, ya que pueden existir fundamentos legales u otros intereses legítimos para la retención de sus datos personales.
La eliminación de los datos personales es irreversible, lo que significa que no podrán ser recuperados.
5.5. Derecho de oposición, incluido al marketing directo:
El titular puede cancelar la suscripción a la Newsletter JP SUPER SOLES, LDA., u optar por ser eliminado de otras comunicaciones directas de marketing en cualquier momento, así como oponerse al tratamiento de sus datos personales. El titular podrá darse de baja directamente de la Newsletter haciendo clic en "Eliminar", cambiar el consentimiento de notificaciones por correo electrónico y/o SMS en su área de cliente o ponerse en contacto con JP SUPER SOLES, LDA., solicitando los cambios deseados. También podrá oponerse, en cualquier momento, a la elaboración de su perfil y al uso de sus datos para investigaciones de mercado u otras acciones publicitarias.
5.6. Derecho a retirar, en cualquier momento, su consentimiento para el tratamiento de datos:
El titular puede retirar su consentimiento al tratamiento de datos cuando dicho tratamiento se base en su consentimiento. La retirada del consentimiento no afecta la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento antes de su retirada.
5.7. Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad reguladora:
En caso de identificarse una violación de la privacidad, el titular podrá comunicarlo por esta misma vía o directamente con la autoridad de control que seleccione.
Tras los registros de reclamación o violación de la privacidad, JP SUPER SOLES, LDA., asegura la ejecución de un procedimiento de comunicación con el titular, informándole a tiempo y de acuerdo con lo estipulado por el Reglamento General de Protección de Datos, en cada paso del tratamiento de su reclamación, y en el estricto cumplimiento de los plazos y condiciones definidos por el reglamento.
5.8. Derecho a la portabilidad de los datos:
El titular tiene derecho a mover, copiar o transferir los datos de nuestra base de datos a otra.
5.9. Derecho a la limitación del tratamiento:
El titular tiene derecho a solicitar la restricción del tratamiento de sus datos en las siguientes situaciones: si impugna la exactitud de los datos, si el tratamiento es ilícito y no quiere borrar sus datos, sino solo limitarlos, si los datos ya no son necesarios para JP SUPER SOLES, LDA., pero sí para el cliente o si ha ejercido el derecho de oposición antes mencionado, durante el período de tiempo en que JP SUPER SOLES, LDA., analiza si sus motivos legítimos para el tratamiento prevalecen o no sobre ese derecho.
Cualquier titular, para ejercer sus derechos y/o presentar cualquier cuestión relacionada con este tema, en particular la presentación de reclamaciones, deberá enviar su solicitud por escrito a la dirección de correo electrónico cs@workingsafeshop.com.
6. Funciones y responsabilidades
La dirección de JP SUPER SOLES, LDA. tiene como función asegurar que la Política de Gestión de la Privacidad está alineada con la estrategia de la empresa, así como garantizar su mejora continua.
El Encargado de Protección de Datos tiene como función asegurar el cumplimiento continuo y sistemático de los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos, que se cumplen todos los derechos de los titulares y que se implementan los controles de seguridad adecuados para estos objetivos.
Todos los colaboradores de JP SUPER SOLES, LDA., así como sus subcontratistas, tienen la responsabilidad de cumplir y hacer cumplir los compromisos de la Política de Gestión de la Privacidad.
7. Revisión y mejora continua
La Política de Gestión de la Privacidad se revisará anualmente, o siempre que existan cambios significativos en el inventario de datos personales y/o en los soportes informáticos o documentales que sustentan la garantía de los derechos de los titulares.
Cada revisión dará lugar a una nueva versión de la Política de Gestión de la Privacidad.
8. Divulgación y publicación
La Política de Gestión de la Privacidad se divulgará a todos los titulares de datos personales que interactúan con JP SUPER SOLES, LDA., y estará disponible siempre que se solicite, ya que la información que contiene está clasificada como de acceso público.
La Política de Gestión de la Privacidad está disponible en el Sitio Web, en las herramientas de Internet de soporte al negocio y también en las redes sociales donde JP SUPER SOLES, LDA., tiene presencia.